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Todo ejecutivo bien informado ya oyo hablar de paquete integrado de gestion empresarial. Es una mania entre las grandes y medianas empresas hace ya algun tiempo, esos sistemas, tambien conocidos como softwares ERP (Enterprise Resource Planning), controlan la empresa de punta a punta, desde la produccion a las finanzas. Ellos registran y procesan cada hecho nuevo en el engranaje corporativo y distribuyen la informacion de manera clara y segura, en tiempo real. Asi, cada vez que un pedido entra en el departamento de ventas el programa dispara ordenes para todos los sectores de la compañia. Al stock es mandado que separe la materia-prima necesaria a la confeccion del producto. La seccion de compras es alertada para la necesidad de reponer el material gastado en la manufactura. En el sector de finanzas, el nuevo producto entra como prospecto. Y, finalmente, en las PC de la direccion el pedido engrosa las estadisticas de desempeño de la empresa. El principal resultado de la informatizacion de esos procesos, ademas de permitir a las compañias saber como anda su salud financiera, es eliminar la informalidad de papeles sueltos y colocar un fin en el sinfin en que se transformaron los sistemas corporativos.
Con los paquetes de gestion, todos los procesos son documentados y contabilizados. Eso genera reglas de negocios bien definidas y permite la administracion de costos, control fiscal y stocks, puntos vulnerables del negocio que pueden, asi, ser controladas con mano dura. Pero no todo es facil en el mundo de ERP. La implementacion es generalmente cara y lenta, pues vuelca a la compañia de cabeza para abajo. Es preciso someter a todos los procesos a un check-up general. No hay una regla basica a ser seguida, pero generalmente las empresas optan por comenzar el proceso en areas especificas. En este caso, utilizan partes de los programas, llamados modulos, para automatizar algunas rutinas de su operacion. Hay tambien casos de instalacion mas amplias, en cuales el programa es usado en todas las etapas del negocio, desde el piso de fabrica a la emision de la nota fiscal.
En la practica, la adopcion de un software ERP obliga la corporacion a volver a pensar toda su estructura. Y no se consigue hacer eso sin la ayuda de una consultora o de profesionales especializados, lo que eleva los costos. Los proveedores de software afirman que para cada peso invertido en la compraventa del paquete se gastan otros 2 en el complicado proceso de implementacion, pero eso puede crecer, y mucho, cuando las empresas no tienen sus procesos bien estructurados. Ahi la visita de la consultoria puede durar uno, dos, tres años.
Si son asi tan dificiles de implantar y caros por que las empresas han optado cada vez mas por paquetes de ERP? Simple: porque funcionan. Estos programas ponen fin al sinfin de sistemas redundantes dentro de la empresa y que peor aun, apenas se comunican entre ellos, haciendo la consolidacion de los datos lenta e ineficiente.
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