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Implementacion Software ERP: Cambios tecnologicos
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De manera general, la implementacion de un ERP afecta la empresa en todas sus dimensiones, sean ellas culturales, organizacionais o tecnologicas. Y generalmente viene acompañado de cambios de plataformas en el aspecto tecnologia. Es preciso estar atentos a algunos detalles:
Contenga las expectativas. Recuerde a todos que los cambios solo aconteceran si son internos y que las actitudes deben cambiar tambien. Y atencion. No se trata de un proyecto de IT, si de negocios;
No planee implementar todo de una solo vez. El metodo del "Big Bang" raramente es exitoso. Implemente el ERP gradualmente;
Seleccione la tecnologia mas adecuada a las necesidades de su organizacion. El servidor de aplicaciones del ERP sera basado en NT o Unix? Esta definicion no solo se basa en precio, sino en la adecuacion a sus necesidades de desempeño, disponibilidad y confianza. La configuracion de los servidores y de la red debe estar alineada con los requisitos de esta demanda por capacidad. No compre equipamientos analizando solo prospectos de marketing. No olvide de que un "sales representative" dificilmente domina las disciplinas de "capacity planning" y, por lo tanto, sus configuraciones seran muy teoricas y dificilmente justificables a la luz de cualquier estudio mas profundizado;
Planee la migracion de las aplicaciones antiguas hacia el ERP con cuidado. No olvide que generalmente las bases de datos deben ser remodeladas y aproveche para hacer una reingenieria general. Con seguridad una parte de sus datos esta incorrecta o desatualizada;
No subestime el nivel de entrenamiento que su equipo debera disponer para mantener el ERP operando en plenitud, despues del "day after";
Seleccione socios de implementacion adecuados, con experiencia comprobada en el ERP y en las tecnologias que estaran siendo adoptadas;
Estime con cuidado el costo y tiempo del proyecto. Coloque clausulas de proteccion en el contrato para evitar errores groseros, como plazos demasiados optimistas
Defina un "steering comittee" con ejecutivos de la alta administracion para acompañar el proyecto y tomar decisiones de negocio, como cambio de prioridades;
No olvide de lanzar en los costos del proyecto el tiempo necesario para los ajustes de los procesos, despues del "day after". Un proyecto ERP no termina con la vision de produccion. Espere aun algunos meses de ajuste y refinamientos.
Muchas veces no se prevén, por ejemplo, los ajustes comunes en la post-implementacion, una fase que demanda bastante esfuerzo y en la cual, a menudo, se presentan problemas de performance y fallos, ocasionadas, en la mayoría, por la poca familiaridad de los usuarios con el producto y sus funciones. Muchas veces, en la organizacion que se reestructura con base en procesos, las actividades de cada operario se hacen muy amplias y complejas.
La adaptacion a la nueva modalidad de trabajo no puede, por lo tanto, ser hecha de manera descuidada. De igual manera, el entrenamiento no debe ser negligenciado, recomendándose que se haga en dos niveles: uno, para proveer la cualificacion de base, o sea, comprender la logica de los procesos adoptados por el ERP; otro, competencial específica, o sea, como usar las fases y transacciones del producto. Se estima que el entrenamiento representa cerca de un 10% la un 15% del coste total del proyecto.
Es fundamental, también, prever el upgrade del hardware, ya que, no es raro, que el software demande equipamientos mas potentes de los que disponibles la empresa. No confíe en la afirmativa optimista de que cualquier servidor Pentium soportará la carga. Exija que el consultor configure el sistema según el número de usuarios que va a atender y con tiempos de respuesta adecuados. El nivel de desempeño deseado deberá estar explícito en el capítulo relativo a los objetos del proyecto.
Es preciso estar atento, aún, a los costos que en general no son previstos y que, acaban, en el final, demandado presupuestos extras. Por lo tanto, antes que la bomba estalle, exhija de la consultoría acciones (y sus estimativas de costos y plazos) que contemplen:
Actividades de integracion con los sistemas existentes Es bastante probable que el software de gestion integrada tenga que convivir con varios otros sistemas y crear (y probar) esas interfaces no es una tarea tan simple. Los paquetes de ERP no son flexibles como se piensa y los cambios pueden ocurrir en los dos lados, tanto en el nuevo software como en los sistemas existentes.
Conversion de los datos De manera general, los que se almacenan en sistemas antiguos presentan muchos y serios problemas de calidad. Copiarlos directamente al ERP significaría llenar de basura las nuevas bases. Es indispensable estimar el tiempo y los gastos necesarios para hacer la depuracion previa de esos datos y modificar la estructura obsoleta de codigos.
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